5 lỗi thường gặp khi sử dụng thiết bị hội nghị và cách khắc phục hiệu quả

Trong quá trình triển khai thiết bị hội nghị, có rất nhiều doanh nghiệp gặp phải các sự cố tưởng chừng nhỏ nhưng lại ảnh hưởng lớn đến trải nghiệm họp, hiệu suất làm việc và hình ảnh chuyên nghiệp. Bài viết dưới đây tổng hợp 5 lỗi phổ biến nhất khi sử dụng thiết bị hội nghị và đưa ra giải pháp khắc phục thực tế, dễ áp dụng cho doanh nghiệp Việt Nam.

1. Âm thanh bị vọng, hú hoặc không rõ tiếng

5 lỗi thường gặp khi sử dụng thiết bị hội nghị và cách khắc phục hiệu quả

Biểu hiện thường gặp

• Người tham gia nghe thấy tiếng vọng, hú rít khó chịu.
• Âm thanh xa, đục, không đều giữa những người đang tham gia nói trong phòng họp.
• Chất lượng âm thanh ảnh hưởng làm cuộc họp kéo dài gây mệt mỏi, mất tập trung.

Nguyên nhân

• Phòng họp nhiều kính, tường cứng gây phản xạ âm.
• Sử dụng micro tích hợp laptop hoặc loa Bluetooth phổ thông.
• Đặt loa và micro quá gần nhau hoặc sai vị trí.
• Dùng nhiều nguồn thu âm cùng lúc.

Cách khắc phục

• Sử dụng loa hội nghị chuyên dụng có khử vọng và khử ồn AI.
• Đặt loa hội nghị ở trung tâm bàn họp, tránh sát tường.
• Tắt micro laptop, chỉ dùng một thiết bị thu âm chính.
• Với phòng kính nhiều, nên bổ sung rèm, thảm hoặc vật liệu tiêu âm.

Kết quả: Âm thanh rõ ràng, dễ nghe, phù hợp cho các cuộc họp dài.

2. Camera đặt sai góc khiến người họp không được nhìn thấy rõ
Biểu hiện

• Người ngồi xa bị khuất hoặc cắt đầu.
• Góc quay quá thấp, quá cao hoặc lệch tâm.
• Người nói không nằm trong khung hình.

Nguyên nhân

• Camera đặt không đúng vị trí chuẩn.
• Dùng webcam cá nhân cho phòng họp nhiều người.
• Camera không có tính năng tự động căn khung.

Cách khắc phục

• Đặt camera chính giữa phòng, ngay dưới hoặc trên màn hình hiển thị.
• Ưu tiên camera có góc rộng và AI Auto Framing.
• Với phòng họp dài hoặc đông người, nên dùng camera PTZ.

Kết quả: Hình ảnh rõ ràng, khung hình chuyên nghiệp, tạo thiện cảm với đối tác.

3. Kết nối phức tạp, mất nhiều thời gian trước mỗi cuộc họp

5 lỗi thường gặp khi sử dụng thiết bị hội nghị và cách khắc phục hiệu quả

Biểu hiện

• Mất 10–15 phút chỉ để cắm dây và chỉnh thiết bị.
• Thường xuyên phải gọi IT hỗ trợ.
• Mỗi lần họp là một cách sử dụng khác nhau.

Nguyên nhân

• Thiết bị không đồng bộ, mua rời rạc.
• Quá nhiều dây, adapter, chuẩn kết nối khác nhau.
• Không có tiêu chuẩn chung cho phòng họp.

Cách khắc phục

• Áp dụng mô hình Plug & Play – One Cable Collaboration.
• Sử dụng thiết bị USB cắm là chạy, tương thích Teams/Zoom/Google Meet.
• Chuẩn hóa phòng họp theo một cấu hình thống nhất.

Kết quả: Bất kỳ ai cũng có thể bắt đầu cuộc họp ngay, không phụ thuộc IT.

4. Hình ảnh rõ ràng nhưng trải nghiệm họp vẫn mệt mỏi
Biểu hiện

• Họp lâu gây mỏi tai, mất tập trung.
• Âm lượng không đồng đều, lúc to lúc nhỏ.
• Người nói bị ngắt quãng khi có người khác xen vào.

Nguyên nhân

• Thiết bị không hỗ trợ full-duplex thực sự.
• Loa công suất thấp, không tối ưu cho giọng nói.
• Micro không tự động cân bằng âm lượng.

Cách khắc phục

• Chọn thiết bị hội nghị hỗ trợ full-duplex.
• Ưu tiên loa được thiết kế riêng cho voice communication.
• Không sử dụng loa Bluetooth thông thường cho họp doanh nghiệp.

Kết quả: Cuộc họp mượt mà, tự nhiên, tăng hiệu quả trao đổi.

5. Mỗi phòng họp một kiểu, khó quản lý và mở rộng

5 lỗi thường gặp khi sử dụng thiết bị hội nghị và cách khắc phục hiệu quả

Biểu hiện

• Phòng họp này dùng tốt, phòng khác thường lỗi.
• Nhân viên phải học lại cách sử dụng từng phòng.
• Khó mở rộng khi công ty phát triển.

Nguyên nhân

• Mua thiết bị theo cảm tính, thiếu tư vấn tổng thể.
• Không có chuẩn phòng họp theo quy mô.
• Thiếu kế hoạch dài hạn cho hệ thống hội nghị.

Cách khắc phục

• Xây dựng tiêu chuẩn phòng họp theo số người (4–6, 8–10, 12–20).
• Sử dụng 1–2 dòng thiết bị chủ lực cho toàn bộ văn phòng.
• Triển khai theo giải pháp tổng thể, không mua lẻ từng thiết bị.

Kết quả: Dễ quản lý, dễ mở rộng, tối ưu chi phí đầu tư.

Một hệ thống thiết bị hội nghị hiệu quả không chỉ cần hoạt động được, mà người dùng còn quan tâm đến tính ổn định lâu dài, dễ sử dụng cho mọi nhân viên, đồng bộ các thiết bị trong phòng họp hoặc đồng bộ giữa các phòng họp, đặc biệt cần phải phù hợp với quy mô của doanh nghiệp tránh gây lãng phí hoặc không đáp ứng được nhu cầu. Việc lựa chọn bộ thiết bị hội nghị phù hợp sẽ giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian họp hiệu quả, nâng cao hiệu suất làm việc, tạo hình ảnh chuyên nghiệp khi làm việc với đối tác và khách hàng. 

Bạn cần trang bị cho doanh nghiệp bộ thiết bị hội nghị phù hợp, liên hệ ngay với Jabra Việt Nam để chúng tôi được hỗ trợ các thiết bị hội nghị Jabra phù hợp, đáp ứng được các nhu cầu của doanh nghiệp.